ГлавнаяРегистрацияВход Профессиональная разработка ARIS Script Четверг, 15.11.2018, 11:01
  Каталог статей Приветствую Вас Гость | RSS


Друзья сайта

Возможен обмен ссылками.
Наш баннер

 
 
Главная » Статьи » Пользователю ARIS

Интеграция автоматизированной системы документооборота в действующую систему менеджмента качества.

Введение

В государственных учреждениях и коммерческих организациях документы играют важную роль: являются инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Процессы создания, движения, обработки, распространения и хранения документов существуют в каждом бизнес-процессе, поэтому от эффективности документооборота зависит и эффективность деятельности всего предприятия.

Для достижения целей бесперебойности и эффективности документооборота, управления им применяются различные специализированные информационные системы. Они позволяют автоматизировать традиционное делопроизводство, а также выйти на более высокий уровень управления организацией и повысить ее корпоративную культуру, получить дополнительные конкурентные преимущества для достижения поставленных целей и успеха во внешней бизнес-среде.

В настоящий момент в Технологическом центре МИЭТ поставлена задача внедрения системы электронного документооборота на основе информационной системы «Евфрат-Документооборот». Задача не является типовой, существует ряд условий для внедрения системы. В частности, уже внедренная система менеджмента качества на основе стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 обязывает разработать систему документооборота интегрированной в общую систему менеджмента качества.

Процессы документооборота в Технологическом центре МИЭТ можно разделить на две принципиальных составляющих: регулярный документооборот и исполнение поручений. Регулярный документооборот является классическим случаем обмена информацией с заранее известным маршрутом прохождения документов. Поручения – это задачи, которые ставятся руководством исполнителям по мере необходимости, связанные с разработкой документов. Они могут быть различной сложности, объема работ, количества исполнителей, появляться по мере необходимости в заранее непрогнозируемый момент, а также с заранее неизвестным маршрутом прохождения документов. При всех описанных условиях обе составляющие документооборота должны быть обеспечены технической возможностью обмена информацией в электронном виде, контролем хода исполнения задач и их результатов.

Предложенное решение

Под системой документооборота обычно понимают следующие пять функций, так или иначе реализованные:

• маршрутизация документов, доставка документов исполнителям;
• автоматизация бизнес-процессов;
• обработка документов, поиск информации, ее извлечение, обобщение и представление;
• контроль исполнительской дисциплины, контроль качества процессов или результатов этих процессов;
• архивное хранение документов.
При внедрении системы все перечисленные функции должны быть реализованы. Для этого в первую очередь нужно понять текущие процессы, в исполнение которых интегрируется ИС «Евфрат-Документооборот», определить информационные потоки, потребителей и поставщиков документов. Далее принять решения относительно автоматизируемых системой функций, изменениях в них, оптимизации процессов в целом, учесть требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001. После проведения этих работ можно приступать к адаптации ИС «Евфрат-Документооборот», заведению пользователей, настройке шаблонов документов, цепочек процессов.

Для документирования информации о процессах было выбрано CASE-средство ARIS Toolset, обеспечивающее представление данных в виде модели событийно-управляемой цепочки процесса в нотации ARIS eEPC. Под моделью понимается совокупность объектов, объединенных друг с другом различными связями, и ряда вспомогательных описывающих элементов.

Пример модели процесса в нотации ARIS eEPC:


Выполнение каждого функции процесса в общем случае описывается с помощью объектов, соединенных с ней:

• ответственный исполнитель;
• документы, необходимые для выполнения функции;
• документы, являющиеся результатом выполнения функции;
• используемые при реализации функции информационные системы и программные средства (при их наличии);
• нормативные документы, использующиеся при исполнении функции;
• возможные события в результате выполнения работ, который в свою очередь являются начальными событиями следующих работ.
Таким образом описываются все процессы регулярного документооборота организации. Далее на их основе в нотации ARIS eEPC создаются модели будущих процессов, какими они станут после внедрения системы «Евфрат-Документооборот». В этот момент принимаются принципиальные решения по изменениям в процессах, их оптимизации, изменениям в автоматизируемых функциях. Исполнение ряда функций «переносится» в информационную систему документооборота, бумажные документы заменяются на их электронные версии, особенно это касается промежуточных версий документов, передача информации и документов между сотрудниками становится прерогативой ИС, согласования производятся так же в ИС с использованием электронно-цифровой подписи. Все эти изменения благотворно влияют на эффективность процессов, сокращаются сроки их исполнения, ликвидируется ряд ненужных копий документов в бумажном виде.

Что касается исполнения поручений, тут невозможно подробно описать процессы в ARIS Toolset, ведь заранее неизвестны ни объем работ, ни исполнители, ни маршруты прохождения документов. Для внедрения системы документооборота в процессы исполнения поручений модель процессов разрабатывается на более высоком уровне детализации, без указания конкретных должностей, а лишь с использованием ролей. Ролями называются исполнители функций процесса, с определенными заранее правами и обязанностями. Разработка модели процессов исполнения поручений и внедрение в них системы «Евфрат-Документооборот» осуществляется итерационно. Сначала определяются роли и их взаимодействия на уровне инициации поручений Директором, осуществляется автоматизация этих функций, далее проект распространяется на следующий иерархический уровень исполнения поручений.

Таким образом, осуществляется всепроникающая интеграция «Евфрат-Документооборот» в полный объем существующих процессов, учитываются требования внедренной системы менеджмента качества и возможности информационной системы.

Для реализации проекта была выбрана система электронного документооборота «Евфрат-Документооборот», позволяющая решать типовые задачи делопроизводства и управления документами:

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и аналитических отчетов;
• обеспечивать разграничение прав доступа сотрудников к информации;
• использовать электронно-цифровую подпись;
• организовать долговременное хранение документов организации.
В системе «Евфрат-Документооборот» создаются шаблоны документов, типовые процессы их прохождения, к разным этапам процессов прикрепляются роли исполнителей. Таким образом, модель процесса, разработанная с помощью ARIS, становится исполняемой в системе документооборота.

Пример исполняемого процесса в «Евфрат-Документооборот»:


Задача внедрения непосредственно системы электронного документооборота в Технологическом Центре МИЭТ включает в себя разработку общей системы документооборота в рамках существующей системы менеджмента качества. Система состоит из нескольких составляющих: программно-технические средства ИС «Евфрат-Документооборот», база документированных процессов документооборота, стандарт предприятия на ведение документооборота в организации, являющийся документом системы менеджмента качества на базе стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

Использованные в проекте внедрения технологии и их реализация удовлетворяют стандартам ИСО серии 9000.

Реализация принципов управления качеством в проекте:

• Ориентация на потребителя.
По стандарту ISO 9000 направленность на потребителя — это оценка деятельности в соответствии с целями, а не в соответствии с количеством порожденных документов. В условиях данного проекта обеспечение качества результирующего документа определяет основную цель внедрения. Качество документов обеспечивается стандартизированными процедурами управления документооборотом, минимальными временными задержками между исполнением разных этапов процессов, доступностью информации по задачам, высокой надежностью ИС «Евфрат-Документооборот».
• Лидерство. Вовлечение персонала.
В документооборот с использованием ИС «Евфрат-Документооборот» вовлечены все сотрудники организации, в том числе Директор Технологического Центра МИЭТ. Перед началом работы в ИС производится обучение сотрудников. Реализация этих принципов положительно складывается на деятельности организации в целом, повышается корпоративная культура, уровень дисциплинированности сотрудников.
• Применение процессного подхода при описании деятельности.
Применяемая нотация описания деятельности ARIS eEPC обеспечивает логику, однозначность, непротиворечивость, определяет входы и выходы процессов, поставщиков и потребителей информации.
• Применение системного подхода.
Деятельность организации рассматривается как ряд взаимоувязанных процессов, а не по отдельности. Этот принцип обеспечивает унификацию и применимость использованных технологий для всех автоматизируемых процессов, а также обеспечивает принятие объективных управленческих решений при внедрении ИС.
• Непрерывное улучшение процессов.
Влиять на конечный результат можно, влияя на каждый этап процесса, для этого нужна прозрачность всех процессов, доступность информации об их состоянии и о состоянии документов, прогнозируемость процессов. Документированная деятельность организации в нотации ARIS eEPC обладает всеми перечисленными свойствами, а гибкость настройки ИС под процессы организации обеспечивает легкость внесения изменений в автоматизируемые процессы.
• Обеспечение принятия управленческих решений по изменениям в процессах и их оптимизации на основании фактических данных.

ИС «Евфрат-Документооборот» обеспечивает актуальную отчетность о состоянии исполнения поручений, процессов документооборота, а также комплексные статистические отчеты для проведения анализа с целью управления организацией.

Выводы

В рамках проекта поставленные цели стали достижимыми с помощью ARIS и ИС «Евфрат-Документооборот»:

• Интеграция системы электронного документооборота в действующую в организации систему менеджмента качества.
• Автоматизация регулярных процессов документооборота, а также процессов исполнения поручений.
• Вовлечение в электронный документооборот конечных исполнителей документов и поручений.
• Обеспечение прозрачности процессов исполнения поручений для пользователей всех уровней.
• Ускорение всех процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.
Категория: Пользователю ARIS | Добавил: easyaris (04.03.2009) | Автор: Селезнев Константин
Просмотров: 4313
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
 
 
Категории каталога
Программисту ARIS Script [2]
Пользователю ARIS [2]

Форма входа

Наш опрос
Владеете ли Вы ARIS Script?
Всего ответов: 132

Поиск

Статистика
Рейтинг@Mail.ru SpyLOG Rambler's Top100 Обмен ссылками КиберГород.Ru - каталог сайтов. Обмен ссылками
 

Copyright EasyAris © 2018 Используются технологии uCoz